Lo svolgimento delle riunioni della CSE rimangono necessarie ed obbligatorie, pertanto, in considerazione della crisi sanitaria della Covid-19, è stato autorizzato l’uso illimitato delle riunioni in videoconferenza, teleconferenze e messaggistica istantanea.
L’articolo 6 del decreto n. 2020-389 del 1° aprile 2020 autorizza, in deroga, l’utilizzo della videoconferenza per tutte le riunioni del CSE e del CSE centrale, “dopo che il datore di lavoro ha informato i suoi membri”. Il testo aggiunge l’uso della conferenza telefonica per tutte le riunioni degli organi di rappresentanza dei lavoratori, sempre dopo che il datore di lavoro ha informato i propri membri. Diventa anche possibile utilizzare la messaggistica istantanea, sempre dopo aver informato i propri membri, ma solo quando risulta impossibile utilizzare la videoconferenza o la teleconferenza.
Condizioni da rispettare:
Quando la riunione del CSE si tiene:
- per conference call, il sistema tecnico deve garantire l’identificazione dei suoi membri, nonché la loro effettiva partecipazione, assicurando la continua e simultanea ritrasmissione del suono e delle deliberazioni;
- per messaggistica istantanea, il dispositivo tecnico deve garantire l’identificazione dei membri, nonché la loro effettiva partecipazione assicurando la comunicazione istantanea di messaggi scritti durante le deliberazioni.
Nessuno dei dispositivi deve impedire la sospensione della seduta.
Si tratta degli stessi requisiti tecnici che sono richiesti per la videoconferenza.
Voto segreto
Quando si vota a scrutinio segreto, il sistema di voto utilizzato deve soddisfare le seguenti condizioni:
- il dispositivo di voto deve garantire che l’identità dell’elettore non possa in alcun momento essere collegata all’espressione del suo voto ;
- il sistema scelto deve garantire la riservatezza dei dati trasmessi e la sicurezza dell’indirizzamento dei mezzi di autenticazione, della firma, della registrazione e del conteggio dei voti.
Nota: va ricordato che le votazioni segrete del CSE sono rare: nomina e assegnazione o licenziamento del medico del lavoro, o licenziamento di un rappresentante del personale.
Informazioni per i membri del CSE
Il presidente del CSE informa i suoi membri della riunione mediante teleconferenza. Nel caso di riunione di messaggistica istantanea, si prevede inoltre che il Presidente specifichi la data e l’ora di inizio della riunione e la data e l’ora in cui la riunione terminerà.
In entrambi i casi, si prevede che tali informazioni seguano le regole applicabili alla convocazione delle riunioni del CSE :
- il datore di lavoro o il suo rappresentante è responsabile della convocazione della riunione;
- l’invio dell’avviso di convocazione non è soggetto ad alcun termine di legge, ma l’ordine del giorno deve essere inviato dal presidente almeno 3 giorni prima della riunione (l’avviso di convocazione e l’ordine del giorno sono generalmente inviati insieme alla documentazione relativa all’assemblea, se necessario);
Nota: Si ricorda a questo proposito che l’ordine del giorno è redatto congiuntamente dal datore di lavoro e dal segretario del CSE, ma che le consultazioni rese obbligatorie da una disposizione legislativa o regolamentare o da un contratto collettivo di lavoro sono automaticamente inserite all’ordine del giorno dal presidente o dal segretario (C. trav., art. L. 2315-29). Si precisa inoltre che la presenza fisica del datore di lavoro e/o del segretario non è obbligatoria per stabilire l’ordine del giorno, ed è quindi possibile discuterne per telefono, e-mail o videoconferenza.
- la forma e il contenuto dell’invito a partecipare non sono specificati da alcuna disposizione particolare del Codice del Lavoro. In pratica, l’invito deve essere scritto e deve includere la data, il luogo e l’ora dell’incontro. In considerazione delle circostanze, l’avviso indicherà la data e l’ora e specificherà l’uso della teleconferenza con le sue modalità pratiche. Può essere inviata via e-mail e/o SMS, o tramite raccomandata elettronica, in quanto la posta cartacea non è regolarmente distribuita durante il periodo di crisi sanitaria (ma il decreto non lo prevede);
Svolgimento della riunione
Conference call
La riunione in conferenza telefonica si svolge secondo le modalità previste dall’articolo D. 2315-2 relativo all’utilizzo della videoconferenza, per cui la procedura da seguire si articola in due fasi:
- l’avvio delle deliberazioni è subordinato alla verifica che tutti i membri abbiano accesso a mezzi tecnici;
- la votazione si svolge contemporaneamente. A tal fine, i partecipanti hanno lo stesso termine per la votazione dall’apertura delle operazioni di voto indicato dal Presidente del Comitato.
Messaggistica istantanea
La riunione di messaggistica istantanea si svolge secondo le seguenti fasi:
- l’avvio delle deliberazioni è subordinato alla verifica che tutti i membri abbiano accesso a mezzi tecnici che garantiscano l’identificazione e la partecipazione dei membri e mezzi che rispettino le regole in materia di scrutinio segreto ;
- il procedimento si chiude con un messaggio del presidente dell’organo, che non può intervenire prima del termine fissato per la chiusura delle deliberazioni ;
- la votazione si svolge contemporaneamente. A tal fine, i partecipanti hanno lo stesso termine per la votazione dall’apertura delle operazioni di voto indicato dal presidente;
- al termine del periodo stabilito per l’espressione dei voti, il presidente trasmette i risultati a tutti i suoi membri.
