L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione e voto per corrispondenza alla fine del periodo emergenziale

Ai sensi del vigente articolo 2370 c.c., dettato in materia di S.p.A. si legge come “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea. Resta fermo quanto previsto dalle leggi speciali in materia di legittimazione all’intervento e all’esercizio del diritto di voto nell’assemblea nonché in materia di aggiornamento del libro soci nelle società con azioni ammesse alla gestione accentrata.”

Quindi, nel caso in cui lo statuto lo preveda, è ammesso l’intervento e l’espressione del voto con mezzi di telecomunicazione. Pur se non espressamente regolamentato, la normativa dell’art. 2370, quarto comma, si considera applicabile per analogia anche alle S.r.l.

Anche  qualora si dovesse ricorrere a modalità di partecipazione e votazione a distanza, veniva (adesso vedremo se è ancora così) considerato come imprescindibile che il presidente, il segretario ed il notaio, fossero compresenti nello stesso luogo.

Durante l’emergenza Covid, cessata il 31 luglio 2022 è stato varato l’ art. 106, D.L. 17 marzo 2020 n. 18, che disponeva:” 2.  Con  l’avviso  di  convocazione  delle  assemblee  ordinarie  o straordinarie le s.p.a., le s.a.p.a.,  le  s.r.l.,   le   societa’ cooperative e le mutue  assicuratrici  possono  prevedere,  anche  in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione  del  voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento  all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione;  le  predette  societa’  possono altresi’ prevedere che l’assemblea si svolga,  anche  esclusivamente, mediante    mezzi    di    telecomunicazione     che     garantiscano l’identificazione  dei  partecipanti,  la   loro   partecipazione   e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli  effetti  di  cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis,  quarto  comma,  e  2538, sesto comma, del codice civile, senza in ogni caso la necessita’  che si trovino nel  medesimo  luogo,  ove  previsti,  il  presidente,  il segretario o il notaio.

Raffrontando le due norme, quindi, possiamo tracciarne le principali distinzioni, che riguardano:

1. La possibilità di intervento ed espressione del voto in assemblea con mezzi di telecomunicazione, a condizione che ciò sia previsto nell’avviso di convocazione;
2. la possibilità che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione;
3. la possibilità che il presidente, il segretario ed il notaio non siano compresenti nel medesimo luogo,

Come detto, il 31 luglio u.s. è cessata la validità delle norme emergenziali ed è quindi necessario comprendere se le regole dettate nel contesto emergenziale, siano ad oggi, ancora applicabili.

La risposta a tale quesito può essere avanzata, facendo ricorso alle massime del Consiglio Notarile di Milano e del Triveneto che si sono espresse in modo affermativo.

In particolare, la Massima 200   del Consiglio Notarile di Milano, del 23 novembre 2021, prevede come “sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione”.  

Quindi, per quanto riguarda la possibilità che le assemblee si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione – anche dopo la fine del regime emergenziale – la stessa Massima n. 187 argomenta ampiamente la soluzione affermativa con riferimento a tutte le assemblee totalitarie. Si è in proposito attribuita importanza decisiva, in tale fattispecie, alla “circostanza che, in mancanza di una formale convocazione in un luogo fisico predeterminato, tutti gli intervenuti (nel rispetto degli artt. 2366, comma 4, e 2479-bis, comma 5, c.c.) abbiano di fatto acconsentito all’uso dei mezzi di telecomunicazione ritenuti idonei, nel caso concreto, da colui che presiede la riunione. Ciò che rileva, in altre parole, è la circostanza che si tratti di un’assemblea non convocata in un luogo fisico, per la quale sia stata consentita la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione. Laddove ricorrano siffatti presupposti (…), non rileva pertanto il luogo dove si trovano i diversi partecipanti al procedimento assembleare, fermo restando che, nei casi in cui il verbale sia redatto per atto pubblico, il notaio rogante deve comunque trovarsi in un luogo all’interno del proprio ambito territoriale ai sensi della legge notarile”.

La Massima 187, sopra citata, sempre del Consiglio Notarile di Milano, dispone come “L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).

Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica”.

Infine, la massima H.B.39 del Triveneto  esclude la necessità di un’espressa previsione sul punto nello statuto con riferimento all’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale.

La stessa afferma che nelle società per azioni “chiuse” è possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, purché siano rispettati i principi del metodo collegiale e sia sempre e comunque consentito il diritto di intervenire fisicamente in assemblea.

Concludendo, la questione rimane ancora aperta e da chiarire, pur nella consapevolezza che le pronunce di cui sopra, considerata l’autorevolezza della fonte, incidano su una strada di apertura positiva; la società potrà, comunque, regolamentare la questione nello statuto in maniera più o meno restrittiva.

Avv. Luca Membretti